KORESPONDENCIJA KOJA ZNAČI USPEH Ne koristite ove četiri fraze u vašoj e-pošti da vas poslovni partneri ne bi smatrali “lažnjakom“

BizPortal | 10:34 | 25.07.22 Biz Lifestyle

Vaša korporativna elektronska pošta može da ostane bez odgovora i da bude propuštena prilika za izgradnju odnosa, ukoliko ne izaberete pravi ton i reči.

Pixabay

Svakog dana se pošalje više od 300 milijardi e-poruka. Prosečan zaposleni primi 121 e-poruku dnevno. Dakle, kada je u pitanju komunikacija sa šefovima i kolegama, važno je odabrati pravi ton i reči.

Autentičan jezik može pomoći u jačanju veza i međusobnog poštovanja, dok korišćenje reči i fraza koje deluju neiskreno – uprkos vašim najboljim namerama – ne samo da može dovesti do toga da vaša elektronska pošta ostane bez odgovora, već je i propuštena prilika za izgradnju pozitivnog odnosa.

Rebeka Zuker, trener komunikacija i stručnjak za javni govor, izdvojila je za CNBC Make It četiri fraze koje vas mogu prikazati kao pasivno agresivnog, pretencioznog i neprofesionalnog.

“Ne znam da li ste videli moju poslednju poruku…?“

U Adobe Consumer Email Anketi, 25 odsto ispitanika navelo je ovu frazu kao najneugodniju frazu koju ljudi koriste u poslovnim porukama e-pošte. Posle nje, druga najdosadnija poruka je „u mojoj poslednjoj poruci”.

Praćenje neodgovorenih e-poruka može biti teško. Iako je moguće da je druga osoba propustila vašu e-poštu (odnosno, poruka je otišla u neželjenu poštu ili se negde izgubila), veća je verovatnoća da ju je videla. Možda je zaista zaboravila na nju ili je svoj prioritet ocenila tako nisko da je potpuno ignorisala.

U redu je tražiti povratnu informaciju. Ali neka vaša poruka bude kratka i postavite jasno pitanje koje omogućava primaocu da sačuva obraz. Možete napisati „Mogu li da vas upoznam sa ovim klijentom?“ ili „Da li imate povratne informacije o ovom oglasu? Ako se ne javim do petka, pretpostavljam da ste potvrdili oglas“.

„Prema našem razgovoru…“

Ova fraza, kao i sve slične fraze koje se odnose na raniju komunikaciju o nečemu, zvuči preterano formalno i prezirno.

Osim ako ne nameravate da dokumentujete nešto u pravne svrhe, izbegavajte korišćenje ove fraze. Deluje strogo, hladno, distancirano i nepoverljivo.

Umesto toga, možete reći: „Prilažem članak koji sam spomenuo tokom našeg razgovora…“ ili „Bilo je sjajno razgovarati s vama ranije. Evo opisa posla za otvorenu poziciju u mom timu u slučaju da poznajete nekoga.”

„Nadam se da ste dobro…?“

Ova fraza, u zavisnosti od odnosa, može zvučati iskreno, ali je bolje da je koristite u komunikaciji sa ljudima sa kojima ste već izgradili vezu, ali niste bili u kontaktu dugo vremena. Fraza zvuči mnogo manje iskreno ako je kažete ljudima koje ste tek upoznali ili ih uopšte ne poznajete.

Zuker kaže da je jednom primila imejl od poznanice s kojom nije razgovarala neko vreme. To se dogodilo krajem 2020. godine, u vreme kada se svet okrenuo naglavačke zbog pandemije korona virusa. Bilo bi licemerno ne priznati anksioznost i strah sa kojima smo svi imali posla u to vreme. Poruku je započela rečima: „Nadam se da ste vi i vaša porodica dobro u ovim ludim vremenima.“

Zbog „ludih vremena” njena poruka je zvučala iskreno. To nije reč koju ljudi često koriste u profesionalnim elektronskim porukama, ali je ukazivala da se svi prilagođavamo teškom vremenu.

Ukratko, nemojte se plašiti da pokažete lična osećanja.

Svaki automatski generisan završni pozdrav

Iako je njihova svrha da uštede vreme pošiljaocu, većina automatski generisanih završnih pozdrava — „S poštovanjem“, „Pozdrav“, „Srdačan pozdrav“, „Hvala“, „Uz najlepše želje“, „S poštovanjem“ – čine vašu poruku bezličnom.

Vaše odbijanje treba da odgovara i odnosu koji imate sa primaocem i prirodi vaše poruke. savetuje Zuker. Na primer, nećete pominjati „Topli pozdrav“ ako od finansijskog tima tražite informacije o statusu plaćanja. Niti biste koristili „Hvala“ ako svojim kolegama dajete neke informacije. Na čemu ste zahvalni?

Prilagodite završni pozdrav kontekstu poruke. Nekoliko sekundi vam je dovoljno. Naravno, ako nekome šaljete zahtev, u redu je da završite poruku sa „Hvala“. Ali ako šaljete neke informacije kolegi, izaberite nešto što prikladnije odražava vaš odnos. Na primer, „Vidimo se uskoro“ ili „Vidimo se na sutrašnjem sastanku!“